Buchungssystem
für Vereine

So funktioniert das Buchungssystem

Das Buchungssystem basiert auf einem übersichtlichen Kalender, in dem eure Mitglieder freie Zeitfenster einsehen und direkt buchen können. Die Buchung erfolgt in 30-Minuten-Intervallen, so dass ihr die Zeitslots flexibel und feingranular vergeben könnt.

Für jedes buchbare Objekt, sei es ein Tennisplatz, eine Sporthalle, ein Vereinsraum oder ein Gerät, legt ihr individuelle Verfügbarkeitszeiten fest. So könnt ihr steuern, von wann bis wann ein Objekt täglich buchbar ist. Außerhalb dieser Zeiten ist keine Reservierung möglich, was euch die volle Kontrolle über die Nutzung eurer Einrichtungen gibt.

Wenn ein Mitglied eine Buchung vornimmt, wird das Zeitfenster sofort als belegt markiert. Andere Mitglieder sehen das in Echtzeit und können stattdessen einen anderen freien Slot wählen. So gehören Doppelbuchungen und enttäuschte Gesichter endgültig der Vergangenheit an.

Einzelbuchungen und Serienbuchungen

Nicht jede Buchung ist gleich. Deshalb unterstützt das Buchungstool sowohl spontane Einzelbuchungen als auch wiederkehrende Serienbuchungen.

Einzelbuchungen sind ideal für Mitglieder, die spontan einen Platz oder ein Gerät reservieren möchten, zum Beispiel für ein Freundschaftsspiel am Wochenende oder eine kurzfristige Trainingseinheit.

Serienbuchungen ermöglichen es, ein Objekt regelmäßig zu reservieren, ohne jede Woche aufs Neue buchen zu müssen. Dabei stehen zwei Wiederholungsmuster zur Verfügung:

• Wöchentlich: Perfekt für feste Trainingszeiten. Zum Beispiel kann ein Trainer jeden Dienstag von 18:00 bis 20:00 Uhr die Halle reservieren. Die Buchung setzt sich dann automatisch Woche für Woche fort.
• Täglich: Für Zeiträume, in denen ein Objekt jeden Tag zur selben Zeit benötigt wird, etwa während eines Trainingslagers oder einer Turnierwoche.

Jede Serienbuchung hat ein selbst festgelegtes Enddatum, so dass sie nicht endlos weiterläuft. Natürlich kann sie auch jederzeit manuell beendet werden. Ebenso können natürlich auch zukünftige Einzelbuchungen jederzeit noch storniert werden, bevor diese angefangen haben.

Damit eure Objekte nicht dauerhaft durch Serienbuchungen einzelner Mitglieder blockiert werden, dann aber gar niemand erscheint, könnt ihr selbst festlegen wer Serienbuchungen oder nur Einzelbuchungen erstellen kann.

Beispiel für ein Buchungstool

Für jeden Tag werden alle buchbaren Objekte mit den dazugehörigen Buchungen angezeigt. Durch einen Klick auf den gewünschten Zeitslot kann dann ganz einfach eine Buchung erstellt werden.

Buchbare Objekte verwalten

Über die integrierte Objekteverwaltung pflegt ihr alle buchbaren Ressourcen eures Vereins zentral. Das können zum Beispiel sein:

• Tennisplätze, Fußballplätze oder Basketballfelder
• Sporthallen und Turnhallen
• Vereinsräume und Besprechungszimmer
• Sportgeräte und Ausrüstung
• Vereinsbusse oder Fahrzeuge
• Grillplätze oder Festräume

Für jedes Objekt legt ihr die täglichen Verfügbarkeitszeiten individuell fest. So kann zum Beispiel der Tennisplatz von 8:00 bis 22:00 Uhr buchbar sein, während der Vereinsraum nur von 10:00 bis 18:00 Uhr zur Verfügung steht.

Sollte ein Objekt dauerhaft nicht mehr verfügbar sein, etwa weil ein Platz gesperrt oder ein Gerät ausgemustert wird, könnt ihr es deaktivieren. Dabei werden alle zukünftigen Buchungen für dieses Objekt automatisch storniert und die betroffenen Mitglieder per Mitteilung in der App und per E-Mail über die Stornierung informiert. Niemand muss also einzeln angeschrieben werden.